Pour cela, dans Word, cliquez sur Affichage, Barres d'outils et Insertion automatique. De nombreux exemples sont déjà en place. Pour les utiliser, cliquez sur le bouton Toutes les entrées de cette nouvelle barre d'outils et choisissez une catégorie puis un texte, par exemple Formule de politesse/Je vous prie d'agréer...
Pour créer vos propres insertions automatiques, commencez par saisir un texte de longueur quelconque dans un document vierge. Puis sélectionnez-le et, dans la nouvelle barre d'outils, cliquez sur Nouveau. Saisissez un nom pour votre insertion et cliquez sur OK. Pour l'insérer dans un texte quelconque, cliquez sur le bouton Toutes les entrées, choisissez la catégorie Normal, puis cliquez sur le nom que vous avez créé.